A diferencia de lo que sucede con el depósito de Cuentas Anuales, cuyo incumplimiento está perfectamente regulado (Artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital), el incumplimiento/cumplimiento extemporáneo de la obligación de legalizar los libros contables y societarios de carácter obligatorio en virtud del Código de Comercio (Artículos 25 y 26 CCo), no lleva aparejada sanción directa alguna por la normativa mercantil ni tributaria.

Efectivamente, el Registro Mercantil no es un órgano sancionador, ya que se limita a (i) inscribir documentos, (ii) depositar las cuentas anuales, (iii) expedir notas simples y/o certificaciones, y (iv) legalizar los libros contables/societarios. En ese sentido, el artículo 333 del Reglamento del Registro mercantil en su punto 3 establece: “En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”. Por tanto, desde un punto de vista mercantil, no parece tipificarse sanción alguna por la falta de legalización o su realización fuera de plazo.

Dado que no existe un procedimiento sancionador en sí derivado del incumplimiento o cumplimiento extemporáneo de la obligación de legalizar los libros contables y societarios obligados por el Código de Comercio, podemos decir que tal situación sería susceptible de tener posibles consecuencias indirectas, que podemos resumir en tres:

A) Consecuencias de naturaleza tributaria:

En el ámbito tributario, la Dirección General de Tributos (DGT), a través de su Resolución del 23 de julio de 2010 (consulta vinculante V1689-10), se ha pronunciado respecto al cumplimiento extemporáneo de la obligación de legalizar los libros contables, remitiéndose al artículo 200 de la Ley General Tributaria (LGT) que establece lo siguiente:

1. Constituye infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, entre otras:

a) La inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros y registros exigidos por las normas tributarias.

b) La utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda, según su naturaleza, que dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado.

c) El incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados.

d) La llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.

e) El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o de los libros y registros establecidos por las normas tributarias

f) La autorización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera exija dicho requisito.”

Existe una opinión generalizada defensora de que el incumplimiento o cumplimiento extemporáneo de la obligación de legalizar los libros contables y mercantiles, por sí solo no puede suponer la consideración de manera automática de la comisión de una infracción tributaria por parte de la Administración tributaria, más aún si se trata de una sociedad que lleva al día su contabilidad y sus obligaciones fiscales.

Por tanto, dado que el precitado artículo 200 de la LGT no contiene una lista cerrada sino más bien un numerus apertus de incumplimientos constitutivos de una infracción tributaria por incumplir las obligaciones contables y registrales, desde un punto de vista fiscal la Administración valorará las circunstancias de cada caso en concreto para determinar si esa falta de legalización de libros comporta una infracción tributaria y, consecuentemente, la imposición de una sanción concreta.

B) Efectos en relación a la calificación de culpable del concurso de acreedores (164.2.1º Ley Concursal):

Puede estimarse como causa de culpabilidad en la calificación del Concurso la falta de legalización de los libros contables y societarios, para lo cual es necesario no sólo que se haya producido dicho incumplimiento, sino que la falta de legalización sea sustancial, relevante y grave, entendiendo que el administrador haya podido intentar el falseamiento de dichos libros.

Si se demuestra que se ha llevado una gestión de la sociedad acorde a la legislación mercantil y tributaria, la falta de legalización en sí misma no supone causa de culpabilidad (artículo 164.2.1º de la Ley Concursal).

C) Consecuencias sobre la validez de los documentos a efectos probatorios en caso de conflicto interno en la sociedad o con terceros:

A efectos probatorios, la legalización de los libros garantiza que el contenido de los documentos mercantiles quede sellado de forma que no pueda manipularse a posteriori. De esta forma, en caso de conflicto interno o con terceros, de incumplirse la obligación de legalizar los libros, perderían su valor probatorio al no poder garantizarse que no hayan sido modificados por la sociedad.

Por su parte, cabría la posibilidad de que al ser una obligación del administrador de la sociedad, el incumplimiento/cumplimiento extemporáneo de la misma pudiera dar lugar al ejercicio de la acción de responsabilidad contra el administrador, por parte de un acreedor de la sociedad o incluso por un socio, fundada en la ausencia de su deber de actuar con la debida diligencia.

Finalmente, si bien el incumplimiento del depósito de las cuentas conlleva el cierre registral del asiento, lo que impedirá que podamos anotar ningún acto posterior mientras no subsanemos la obligación (salvo las excepciones contempladas en el propio artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil), por el contrario, la falta de legalización de los libros no supone obstáculo alguno en el momento de presentar a inscripción cualquier documento de la sociedad en el Registro Mercantil.

Por ello, cuanto antes se adquiera el buen hábito de legalizar todos los libros de forma anual, mejor.

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